In een vergadering of een reeks bijeenkomsten, waarbij alle belangrijke experts en uw (kern)teamleden aanwezig zijn, begint u met het identificeren van alle items die deel moeten uitmaken van uw project om uw hoofd- of einddoel op te leveren. Hieronder vallen ook 'management deliverables', zoals documenten die u gebruikt voor projectbeheersing. Denk aan documenten als een Projectinitiatiedocument, communicatieplan, risicoregister, enzovoort. Deze uitsplitsing van een product wordt de PBS (Product Breakdown Structure) genoemd.
Als je bijvoorbeeld naar het voorbeeld van een motorfiets kijkt, wordt de belangrijkste leverbare 'motor' verder onderverdeeld in: Transmissie, Kop, Accu. Head is verder onderverdeeld in Pistons en Rings. Houd er rekening mee dat u dit kunt blijven doen tot op het niveau van de bouten en schroeven, en daardoor deze afbraak gemakkelijk kunt overdrijven.
WBS (Work Breakdown Structure)
Voor plannings- en schattingsdoeleinden is het verstandig om op een bepaald punt te stoppen en te beginnen met het vermelden van de werkzaamheden (taken) die nodig zijn om deze elementen van de PBS te produceren. Dit is waar uw WBS (Work Breakdown Structure) begint. Omdat je een model maakt, net als een maquette als model voor een gebouw, mag het niet te gedetailleerd zijn. Om diverse redenen wordt in brede kring aangeraden om te stoppen met het vermelden van de werkzaamheden, wanneer de werkzaamheden een duur hebben van 5 dagen. Als uw project bijvoorbeeld de achtertuin verbouwt, is 'bouwschuur' het juiste detailniveau, en 'schroevendraaier oppakken' niet. Ook al wil je deze cruciale activiteit van het oppakken van de schroevendraaier misschien niet vergeten, toch mag je schema niet vervallen in een checklist of handleiding (meer over schatten leer je in onze cursus Taakbeheer).
Deze uitsplitsing van de belangrijkste resultaten vormt de ruggengraat van uw projectplan en als zodanig is het essentieel om dit proces de juiste aandacht te geven. Om deze reden was het onze weloverwogen keuze om het koppelen en automatiseren van de planning toe te lichten in onze online training over Critical Path Management (Intermediate cursus).
"Ik kan de Gantt-hitlijsten niet lezen"
“Mijn manager kan Gantt Charts niet lezen” is een opmerking die we vaak horen. Wij denken dat deze manager dit specifieke Gantt-diagram gewoon niet kan lezen. Omdat planning over modelleren gaat, is een van de belangrijkste doelen ervan een communicatiemiddel te zijn. Denk hier eens over na voordat u willekeurig de producten en taken begint in te typen.
De juiste volgorde in uw planning
Let bij het plannen goed op de volgorde waarin u de PBS-elementen in het plan invoert. Idealiter is dit een chronologische volgorde waarbij de eerste aan te leveren PBS-elementen hoger in de planning staan en de laatst geleverde PBS-elementen lager in de planning. Op deze manier ziet uw planning eruit als een waterval en wordt de leesbaarheid drastisch verbeterd.
Correcte naamgeving
Dit is een goed voorbeeld:
De Work Breakdown Structure (WBS) bestaat uit alle activiteiten die nodig zijn om een PBS-element te kunnen opleveren. Terwijl het PBS-element logischerwijs een samenvattingstaak is, zijn de activiteiten die leiden tot de levering van dit PBS-element de taken onder deze samenvattingstaak (inspringen/uitspringen), en hebben een naamgevingsconventie (bijv. niveau bouwterrein ).
Met deze structuur worden alle inspanningen/kosten/etc. zullen worden samengevat in de samenvattende taak, wat het volgen van de voortgang en het leren van schattingen per PBS-element uiterst gemakkelijk maakt.
In het onderstaande filmpje ziet u hoe u overzichtstaken met onderliggende taken kunt maken:
Alles goed gestructureerd
Het doel van deze stap is om een compleet overzicht te creëren van alle benodigde activiteiten om de deliverables binnen uw scope te voltooien. Dit resulteert in een schema zoals in het onderstaande voorbeeld:
Best practices voor PBS en WBS
Er zijn verschillende PBS- en WBS-best practices die we in deze cursus met u willen delen. Wij hebben ze vertaald naar een ‘hands-on’ lijst met do’s en don’ts .
Do's:
Samenvattingstaken zijn ideaal voor 'fasen'.
Zorg ervoor dat 100% van de PBS-elementen die in de projectscope zijn gedefinieerd, in uw PBS zijn vertegenwoordigd.
Zorg ervoor dat 100% van het werk dat in de projectscope is gedefinieerd, in uw WBS is vertegenwoordigd.
Elk PBS-element, ongeacht het niveau, moet antwoord geven op de volgende vraag: 'wat moet er opgeleverd worden voordat we het project een succes kunnen noemen?'
Wees specifiek bij het benoemen van de elementen (bijvoorbeeld: unit-test versus unit-test uitvoeren voor module XYZ).
Elk PBS/werkelement moet uniek zijn en de betekenis kan door elk teamlid worden geïnterpreteerd zonder de context te bekijken.
Niet doen:
'Diversen' is geen PBS-element.
De PBS/WBS mag geen elementen bevatten die buiten de scope vallen, zoals externe activiteiten of de werkzaamheden van een externe leverancier die buiten de scope vallen.
Omdat samenvattingstaken geen echte activiteiten zijn die moeten worden uitgevoerd, is het erg belangrijk ervoor te zorgen dat samenvattingstaken NOOIT:
Laat middelen toewijzen
Heb koppelingen
Worden gebruikt om de voortgang bij te houden (doe dit in de taken)
Heb je meer?
Welke DO's en DON'Ts zou jij toevoegen aan bovenstaande lijst?
Deel ze in de reacties hieronder.
Als je bijvoorbeeld naar het voorbeeld van een motorfiets kijkt, wordt de belangrijkste leverbare 'motor' verder onderverdeeld in: Transmissie, Kop, Accu. Head is verder onderverdeeld in Pistons en Rings. Houd er rekening mee dat u dit kunt blijven doen tot op het niveau van de bouten en schroeven, en daardoor deze afbraak gemakkelijk kunt overdrijven.
